NAVO-top in het Brussels Art & History Museum
DICENTIS Conferentiesysteem van Bosch verkozen tot "beste systeem op de markt"
Er zijn maar weinig recente evenementen die zoveel nieuwswaarde hadden als de NAVO-top van 2018 in Brussel, waar presidenten en minister-presidenten bijeenkwamen in het Brussels Art & History Museum voor een diner en debat. Maar geen van de krantenkoppen vermeldde het buitengewone werk dat achter de schermen plaatsvond. In slechts twee weken transformeerde het toonaangevende evenementenbureau DDMC in samenwerking met de zeer gerespecteerde leverancier Jacot Audiovisueel het museum in een van de meest spectaculaire tijdelijke conferentielocaties, door een gebruiksvriendelijke, betrouwbare en volledig beveiligde vergaderomgeving op te stellen. Hulpmiddel hierbij was het DICENTIS Conferentiesysteem.
Foto: Olivier Anbergen - I Love Light
Bosch Conference – Het verhaal van de NAVO-top van 2018 in Brussel
"Het project was uiterst prestigieus, met alle wereldleiders plus de ministers van buitenlandse zaken en defensie – drie kamers vol zeer belangrijke personen. Er mocht niets fout gaan. We hadden slechts twee weken voor de opbouw. Maar dit is nu precies het soort project waarvoor Jacot is opgericht, en daarom gebruiken we conferentie- en discussiesystemen van Bosch."
Jacot werd ingeroepen voor het NAVO-project door DDMC, de bekende evenementenspecialist wiens Technisch directeur, Gert Roscam, erop wijst dat "de aard van het evenement de nieuwste technologieën vereiste. Maar al deze apparatuur op tijd en in zulke grote hoeveelheden te kunnen bemachtigen was een echte uitdaging." Het antwoord lag bij Congress Rental Network (CRN). Door gebruik te maken van de voorraad van medeleden van CRN, kon Jacot binnen het korte tijdsbestek een volledige oplossing leveren.
Toen de afgevaardigden plaats namen voor het diner, stond het DICENTIS Conferentiesysteem klaar voor hen. De wereldleiders, ministers van defensie en ministers van buitenlandse zaken splitsten zich af in hun eigen specifieke vergaderzalen. In totaal werden 38 multimedia-apparaten geïmplementeerd voor de wereldleiders, nog eens 38 voor de ministers van buitenlandse zaken en 38 DICENTIS vergaderposten met touchscreens voor de ministers van defensie. Elke van de drie zalen werd tevens uitgerust met zes OMNEO-interfaces plus 20 DICENTIS Tolkenposten. "We gebruikten 38 microfoons voor elke vergaderzaal, en ontwierpen het systeem voor gebruik van 20 verschillende kanalen voor elke zaal", legt de projectmanager van Jacot, Kevin Dijkstra, uit."
Het was belangrijk dat het DICENTIS Conferentiesysteem een gebruiksvriendelijke maar tevens goed beveiligde omgeving moest faciliteren. "Geen enkel signaal of stukje informatie mocht uitlekken. We moesten een risicobeoordeling uitvoeren met elk apparaat en elke kabel", aldus Dijkstra. "Uitleggen van de technologie was niet mogelijk, het moest intuïtief zijn", voegt de productiedirecteur van DDMC Stijn Snaet eraan toe.
"We waren op zoek naar de best mogelijke uitrusting en het DICENTIS Conferentiesysteem is het beste systeem op de markt."
De factor van het museum zelf maakte het vraagstuk nog complexer. De museumstukken waren verwijderd, maar er moest voorzichtig omgegaan worden met het historische gebouw. Ruben Knelange van Jacot koos voor een innovatieve benadering voor het leggen van kabels. "We gingen over het dak", vertelde hij. "We trokken de kabels omhoog door de ramen, brachten ze naar de locatie van de tolkencabines en brachten ze daar weer omlaag!"
Na twee weken intensieve voorbereiding, werd het evenement tot een succes uitgeroepen.
"Het was een eenmalige kans. Jacot en Bosch waren veruit de beste keuze en we waren er erg tevreden mee."