Sommet de l'OTAN au musée d'Art et d'Histoire de Bruxelles
Le système de conférence DICENTIS Bosch élu « meilleur produit »
Le sommet de l'OTAN en 2018, qui a rassemblé présidents et premiers ministres du monde entier au musée d'Art et d'Histoire de Bruxelles, figure parmi les évènements les plus importants de ces dernières années. Mais aucune des personnalités présentes n'a réalisé le travail extraordinaire qui s'est déroulé en coulisses. En seulement deux semaines, DDLC, une agence d'événementiel reconnue, et Jacot Audiovisueel, un fournisseur renommé, ont transformé le musée en un lieu de conférence éphémère convivial, fiable et entièrement sécurisé parmi les plus spectaculaires au monde. Le système de conférence DICENTIS a participé à la réussite de cet exploit.
Photo : Olivier Anbergen - I Love Light
Conférence Bosch – L'histoire du sommet de l'OTAN à Bruxelles en 2018
« L'évènement était particulièrement prestigieux, il réunissait tous les dirigeants mondiaux, ainsi que les ministres des affaires étrangères et de la défense. Des invités très importants répartis dans trois salles différentes. Nous n'avions pas droit à l'erreur. Nous n'avions que deux semaines pour l'installation. Mais le fournisseur Jacot est spécialisé dans ce type de projet spécifique et c'est pour cela que nous utilisons les systèmes de conférence et de discussion Bosch. »
Jacot a été consulté pour le projet du sommet de l'OTAN par DDMC, spécialiste renommé dans le domaine de l'évènementiel, dont le directeur technique, Gert Roscam, rappelle que « la nature de l'événement nécessitait les dernières technologies. Mais c'était un réel défi d'arriver à obtenir une telle quantité d'équipements dans les temps. » La solution a été de faire appel à au réseau CRN (Congress Rental Network). En piochant dans le stock des membres du CRN, Jacot a pu fournir une solution complète en très peu de temps.
Lorsque les participants ont pris place pour le dîner, le système de conférence DICENTIS les attendait. Les dirigeants, les ministres de la défense et des affaires étrangères du monde entier se sont tous rendus dans les salles de réunion qui leur étaient destinées. Au total, 38 postes multimédia ont été déployés pour les dirigeants, 38 postes supplémentaires était dédiés aux ministres des affaires étrangères et 38 autres postes de discussion DICENTIS avec écran tactile étaient réservés aux ministres de la défense. Chacune des trois pièces était également équipée de six interfaces OMNEO et de 20 pupitres d'interprétation DICENTIS. « Nous avons utilisé 38 microphones pour chacune des trois salles de conférence. Nous avons conçu les systèmes de manière à utiliser 20 canaux différents pour chaque pièce », explique Kevin Dijkstra, chef de projet de Jacot.
L'un des critères essentiels était que le système de conférence DICENTIS crée un environnement à la fois convivial et entièrement sécurisé. « Aucune fuite de signal, de son ou d'information n'était envisageable. Nous avons dû procéder à une évaluation des risques avec chaque appareil et chaque câble », explique M. Dijkstra. « Nous n'avions pas la possibilité d'expliquer aux participants comment utiliser la technologie ; il fallait qu'elle soit intuitive », ajoute Stijn Snaet, Directeur de la production chez DDMC.
« Nous cherchions le meilleur équipement disponible et le système de conférence DICENTIS était la meilleure option. »
Le musée en lui-même a présenté une complexité supplémentaire. Les expositions avaient été retirées, mais il fallait traiter ce bâtiment historique avec soin. Ruben Knelange, de chez Jacot, a eu une approche innovante pour le passage des câbles. « Nous sommes passés par le toit », déclare-t-il. « Nous avons tiré les câbles par les fenêtres, jusqu'à l'endroit où se trouvaient les cabines d'interprétation, et les avons laissés retomber ! »
Après des semaines de préparation intensive, l'événement fut un succès.
« C'était une occasion unique. Jacot et Bosch étaient de loin le meilleur choix et nous en avons été très satisfaits. »